Podpis elektroniczny może znacznie ułatwić nam wiele spraw które do tej pory załatwiliśmy osobiście w różnych urzędach.
Dzięki niemu możemy poświadczyć dokumenty własnym podpisem jednak będzie to forma elektroniczna, warto pamiętać iż obecnie większość dokumentów wysyłamy w formie elektronicznej zatem tego rodzaju podpis bardzo może się przydać. Z pewnością wykorzystają go osoby które prowadzą działalność gospodarczą, często kontaktują się z urzędem skarbowym czy też zakładem ubezpieczeń społecznych. Dzięki niemu możemy uniknąć wizyty w urzędach. Z pewnością zyskamy dużo czasu, urzędy przyjmują w wersji cyfrowej wiele dokumentów które składamy miesięcznie czy też kwartalnie. Obecnie obsługa firm została znacznie ułatwiona.
Do czego służy podpis kwalifikowany?
Jeżeli chcemy pozyskać tego rodzaju podpis możemy wystąpić o wydanie go poprzez naszą bankowość elektroniczną, wówczas pamiętajmy iż odbieramy go osobiście przykładowo w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. W tym przypadku obecność jest obowiązkowa, musimy poświadczyć nasze dane osobiście. Jest to dokument wystawiany nieodpłatnie, możemy otrzymać go na rok do trzech lat, następnie możemy wystąpić o jego przedłużenie. Dzięki niemu załatwimy wiele spraw urzędowych związanych przykładowo z podatkami, czy też składkami. Firmy w których wykorzystywane są kasy fiskalne także powinny posiadać podpis kwalifikowany za pomocą którego będzie można przesyłać dane przykładowo do urzędu skarbowego.
Podpis elektroniczny możemy stosować w przypadku różnego rodzaju dokumentów cyfrowych, może być to format PDF lub też format znany z pakietu Microsoft Office, możemy także podpisywać zdjęcia cyfrowe. Oczywiście możemy wykorzystać go także w celu podpisania umowy, z pewnością będzie on wymagany w przypadku załatwienia wielu spraw urzędowych, dlatego przedsiębiorcy coraz chętniej korzystają z podpisów elektronicznych. Warto pamiętać iż podpis powoduje skutki prawne jest on równoznaczny podpisowi odręcznemu pod dokumentem. W przypadku kiedy otrzymamy dokument podpisany elektronicznie wówczas niektóre rodzaje oprogramowania przykładowo Adobe Reader będzie wyświetlały przy dokumencie komunikat o dołączeniu certyfikatu.
Podpis kwalifikowany będzie wymagał osobistej autoryzacji w jednym z punktów, dlatego też należy zabrać ze sobą dowód tożsamości lub też notarialne poświadczenie tożsamości. Z pewnością warto zwrócić uwagę aby przechowywać go w bezpiecznym miejscu, tak aby utrudnić dostęp osobom trzecim. Każdy certyfikat przyznawany jest imiennie, w tym przypadku może posługiwać się nim właściciel firmy, czy też osoba z działu księgowego, która odpowiedzialna będzie za przesyłanie dokumentów do urzędu skarbowego lub też do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Czasem posiadają je także pracownicy biur rachunkowych które prowadzą księgowość dla firm, warto zwrócić przy tym uwagę iż podpis kwalifikowany nie jest konieczny w przypadku prowadzenia działalności jednoosobowej jeżeli mikroprzedsiębiorca zatrudnia biuro rachunkowe.